Junior Office Manager - Dated 12/08/2015

Responsabilités

Sous la supervision de l'Office Manager en titre, vous serez en charge de :

·         Assurer l’accueil physique et téléphonique ;

·         Gérer la réception et l'envoi du courrier au quotidien ;

·         Gérer la réservation des salles de réunions ;

·         Gérer les envois par coursier de documents et matériels ;

·         Assurer le suivi et la tenue à jour des stocks de fournitures ;

·         Faire l’interface au quotidien avec les fournisseurs ;

·         Maintenir les bureaux propres et en ordre, en particulier la cuisine, le lounge et les salles de réunion ;

·         Veiller à la bonne utilisation des bureaux et au bon fonctionnement des divers équipements

·         Veiller à la sécurité des locaux et à leur mise aux normes éventuelles ;

·         S'assurer que tous les employés respectent les règles Cognizant (bureaux rangés et en ordre, Code vestimentaire)

·         Informer sur le processus de réservation des voyages au sein de l’entreprise et aider à la réservation dans certains cas exceptionnels (VIP, collaborateurs transférés…)

·         Organiser la logistique des visites clients (accueil, mise à disposition de boissons et nourriture, préparation et gestion)

·         Organiser des événements internes en collaboration avec d'autres départements (comme les Ressources Humaines) ;

·         Gérer les notes de frais des collaborateurs ;

·         Assurer le back up de l’office manager en titre pendant ses absences ;

·         Autres demandes ponctuelles.

  

Expérience et Compétences

Une première expérience (stage accepté) sur des fonctions proches ou similaires, dans une entité logistique ou sur les services généraux, serait évidemment un « plus » appréciable.

Une expérience de vie en environnement multiculturel (idéalement avec les États-Unis et/ou l'Asie-Pacifique) sera un plus appréciable.

Anglais et français de très bon niveau, à l'oral comme à l'écrit (80% du poste).

D’un naturel serviable et pragmatique, vous disposez également des compétences suivantes :

·         Bonnes capacités d'organisation et souci du détail

·         Excellentes qualités de communication, orales et écrites (bon niveau en matière de rédaction et d’orthographe)

·         Excellentes qualités relationnelles et capacité à interagir à tous les niveaux hiérarchiques dans l’organisation

·         Capacité à innover et à être force de proposition

·         Excellente capacité à gérer son temps et prioriser les tâches

Job Location

 :  Neuilly sur Seine  - Paris - France

Visa:

• (If not French Citizen): Eligible to work in France

Sent resumes to : gnanlearning@gmail.com